Pour la paperasse et le bon fonctionnement d’un bureau, il est indispensable d’avoir une imprimante. Pour d’autres raisons aussi, il faut avoir un scanner ou une photocopieuse dans un bureau. Si vous hésitez entre les 2 appareils, connaître leurs avantages et leurs inconvénients vous permettra de décider.

Les avantages et inconvénients du scanner

Le scanner, appelé aussi numériseur à balayage permet de numériser des documents. En numérisant un document via le scanner, on peut stocker le fichier obtenu sous forme électronique. Sur le marché, il existe plusieurs types de scanner dont : le scanner à plat, le scanner portable, le scanner à défilement, le scanner à diapo, le scanner à tambour ou encore le scanner multifonction. Ce large choix est un avantage permettant d’acheter un scanner en fonction de ses besoins.

Les documents numérisés à partir d’un scanner peuvent être utilisés selon plusieurs buts. Vous pouvez les envoyer en pièce jointe d’un mail, les stocker dans le but d’un archivage ou pour les imprimer plus tard. Il est aussi possible d’enregistrer les dossiers scannés sous plusieurs formats : en fichier image, en PDF ou autre selon besoins. En général, le scanner a besoin d’être connecté à un ordinateur pour pouvoir numériser. Ainsi, il faut avoir une connaissance minimum en informatique pour pouvoir l’utiliser. Il est nécessaire d’avoir le logiciel permettant d’utiliser le scanner sur l’ordinateur.

Les avantages et inconvénients de la photocopieuse

Comme son nom l’indique, la photocopieuse sert à photocopier un document sous forme de papier. La plupart des bureaux sont équipés de cet appareil, et il est toujours très populaire depuis sa création.

La photocopieuse possède plusieurs options et avantages. Certains modèles peuvent effectuer des photocopies en recto/verso et en grande quantité. Il est en effet possible de définir le nombre de copies qu’on veut obtenir. Il est facile d’utiliser une photocopieuse, car il suffit de placer les originaux à l’endroit prévu, de choisir le nombre de copies et de presser sur le bouton copier. La photocopieuse n’a pas besoin d’être connectée à un ordinateur pour fonctionner. En général, les photocopieuses font également imprimantes et parfois scanners aussi. La photocopieuse a pour seul but de reproduire des copies de documents originaux. Ces derniers peuvent servir à l’archivage ou au partage d’informations sur papier.

Comment choisir en fonction de ses besoins ?

Si on doit choisir entre le scanner et l’imprimante, il est normal d’hésiter. Cependant, si on évalue bien ses besoins, on peut faire un choix. Si vous n’avez pas besoin d’avoir une version électronique d’un document donné, mais que vous devez avoir plusieurs exemplaires, c’est la photocopieuse qu’il vous faut. Pareil, si vous avez besoin d’un grand nombre d’exemplaires rapidement.

Par contre, la photocopieuse ne vous sera pas utile si vous avez absolument besoin d’emporter des versions numériques avec vous. Si vous devez encore apporter des modifications à des documents, les scanners sont d’autant plus adaptés. Il est possible de numériser un document grâce aux scanners, puis de l’imprimer en grand nombre afin d’imiter la photocopieuse. Toutefois, cela prendrait plus temps que la photocopieuse. Si vous n’arrivez vraiment pas à décider de l’appareil qu’il vous faut, sachez qu’il y a beaucoup de photocopieuses multifonction de nos jours. Elles font à la fois imprimante, scanner et photocopieuse.