À l’ère d’internet, une entreprise doit absolument user des dernières technologies pour exploiter pleinement tout son potentiel. Dans ce contexte, les enseignes se sont lancées depuis quelques années dans la digitalisation de leurs activités. Cette transformation accélérée a aussi obligé les structures à manipuler des documents dématérialisés. D’ailleurs, la dématérialisation présente de nombreux avantages.
En route vers le « zéro papier »
Plusieurs raisons poussent les entreprises à s’intéresser à la dématérialisation. Si la plupart de ces structures souhaitent avant tout réduire leurs dépenses d’impression, d’autres se lancent dans cette voie en raison de leurs engagements pour l’écologie. Dans tous les cas, cette pratique permet de compresser le budget de fonctionnement de l’enseigne. Effectivement, l’établissement pourra se procurer de moins de papiers sans pour autant nuire au fonctionnement des différents services. Cette solution évite également l’encombrement des locaux. Tous les documents indispensables seront facilement accessibles via le système d’information. Par conséquent, le chef d’entreprise n’aura plus à aménager une salle des archives.
Ce procédé contribue aussi à optimiser le fonctionnement de la société. À l’heure où la concurrence s’intensifie dans tous les secteurs d’activité, le « zéro papier » constitue une opportunité à saisir pour gagner en productivité. Auparavant, les factures, les bons de commande et les contrats en cours de négociation passaient de mains en mains avant d’être validés. Aujourd’hui, on peut échanger ces documents directement via le système informatique. Par conséquent, les employés n’ont plus à se déplacer d’un service à l’autre.
Depuis l’adoption de la loi Macron, il faut savoir que la dématérialisation est aussi devenue une réponse à la modernisation de l’économie. Effectivement, les textes en vigueur autorisent les entreprises à émettre des factures dématérialisées. Les acteurs du secteur privé doivent donc se préparer à ce changement en se munissant des bons outils dès à présent. Dans tous les cas, il est vivement conseillé de solliciter un prestataire spécialisé pour se mettre en conformité avec les normes régissant la dématérialisation.
Les solutions de dématérialisation : l’essentiel à savoir
Contrairement aux idées reçues, il ne suffit pas de numériser les documents pour profiter des avantages de la dématérialisation. Effectivement, les pièces doivent être conformes à certaines normes. Tout d’abord, ces documents seront horodatés selon un procédé spécifique. Par ailleurs, on apposera une signature électronique afin que les destinataires puissent authentifier le fichier. Ces impératifs obligent l’enseigne à faire appel à un prestataire. Les sociétés spécialisées collaborent avec des autorités de confiance. Grâce à ce partenariat, les solutions de dématérialisation proposées respectent parfaitement les standards établis. Cela évitera à l’établissement client de nombreuses situations délicates.
Toujours est-il que pour favoriser l’évolution de l’entreprise, le dirigeant a tout intérêt à solliciter une structure réellement qualifiée. Dans la majorité des cas, celle-ci sera responsable de la sécurité des données. Des négligences dans ce domaine seront désastreuses. L’enseigne risque de perdre des factures en cours de recouvrement ou encore de précieuses pièces comptables. Heureusement, de plus en plus de compagnies proposent désormais aux chefs des entreprises des solutions clés en main. Grâce à ces formules, une équipe compétente et expérimentée prend en charge l’intégralité du processus. Le prestataire respecte également le RGPD. Ce qui devrait rassurer les clients.
